Strona główna

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:1. Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Gminy w Stegnie wzakresie:-prowadzenia archiwum Urzędu oraz nadzoru nad terminowym i właściwym przekazywaniem akt do archiwum;-prowadzenia spraw związanych z jednolitym rzeczowym wykazem akt w ramach istniejących symboli i kategorii archiwalnych oraz przygotowywaniem w tym zakresie stosownych projektów i zarządzeń Wójta;-przyjmowania i przechowywania dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk Urzędu Gminy;-porządkowania i udostępniania dokumentacji;-należytego zabezpieczenia dokumentacji przed zniszczeniem bądź zabraniem przez osoby nieupoważnione;-prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum;-prowadzenia ewidencji udostępnienia archiwum;-przeprowadzania skontrum dokumentacji;-przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;-przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego i innych właściwych archiwów;-stałej współpracy z Archiwum Państwowym w Malborku;-prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w archiwum;-doradzania pracownikom urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych;-prowadzenia innych czynności archiwalnych zgodnie zobowiązującymi przepisami prawnymi i zarządzeniami Wójta Gminy.2. Prowadzenia spraw dotyczących świadczeń socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy;3. Przekazywanie aktów prawnych na poszczególne stanowiska;4.Organizowania szkoleń;5.Wykonywania zadań koordynatora w zakresie przekazywania akt do archiwum zakładowego;6.Naliczanie ekwiwalentów pieniężnych dla pracowników Urzędu Gminy za obuwie, odzież roboczą, pranie odzieży roboczej oraz ekwiwalentu pieniężnego za zakup umundurowania dla pracowników Straży Gminnej;7.Prenumeraty czasopism;8.Dokonywania analizy kosztów funkcjonowania Urzędu oraz pilnowanie terminowego regulowania opłat;9.Zaopatrzenia Urzędu w niezbędny sprzęt, wyposażenie i materiały eksploatacyjne biurowe i środki czystości;10.Prowadzenia punktu potwierdzania profilu zaufania dla umożliwienia przesyłania korespondencji systemem e-puap;11.Zlecania konserwacji i drobnych napraw w pomieszczeniach biurowych w budynkach Urzędu Gminy;12.Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w budynkach administracyjnych Urzędu Gminy.13.Nadzór nad aktualizacją polis ubezpieczeniowych na zabezpieczenie mienia gminnego, OC, NW oraz realizację umowy z BROKEREM w zakresie organizacji przetargów na ubezpieczenia.14.Nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych;-w tym wymiany iuaktualnianie pieczątek gminnych oraz ich rejestracja15. Prowadzenie rejestrów:-planowanych i odbytych szkoleń-dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego;16.Inicjowania działań na rzecz ochrony zdrowia;17. Stała obsługa elektronicznego obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją. 18. Dokonywanie wstępnej oceny celowości operacji gospodarczych powodujących powstania zobowiązań związanych ze sprawami prowadzonymi na zajmowanym stanowisku pracy.19. Kontrola pod względem merytorycznym, legalności i zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych w zakresie spraw związanych z zajmowanym stanowiskiem.20. Zastępowanie pracownika ds. techniczno-kancelaryjnych oraz pracownika ds. obsługi Rady Gminy w zakresie obsługi komisji i sesji Rady Gminy. 21.Wykonywanie dodatkowych poleceń wydawanych przez Wójta Gminy, Z-cę Wójta i Sekretarza Gminy.TREŚĆ OGŁOSZENIA ZNAJDUJE SIĘ NA STRONIE https://bip.stegna.pl/wakaty/2/101/Pracownik_ds_administracyjnych_i_archiwum/